Aanvullende COVID-19 maatregelen per 29 oktober 2020

In maart 2020 heeft NEN extra uitzonderingsmaatregelen gecommuniceerd over hoe om te gaan met vertraging en belemmering bij audits vanwege COVID-19 maatregelen. Inmiddels duurt de COVID-19 situatie langer dan gehoopt en is het goed om duidelijkheid te geven hoe NEN hiermee omgaat m.b.t. geldigheid van certificaten en statements. De COVID-19 uitzonderingsmaatregelen blijven voorlopig van kracht totdat de maatschappelijke situatie is veranderd en NEN opheffing van de uitzonderingsmaatregelen communiceert.

De volledige beschrijving van maatregelen zijn vertaald vanuit het beleid van IAF. Aanvullende maatregelen, voor SCL specifiek, zijn opgenomen in het document. Om te helpen deze maatregelen te interpreteren, geven we hier enkele voorbeelden:

• Moet er nu een opvolgingsaudit plaatsvinden, maar kan de audit op locatie niet plaatsvinden, dan mag voltooiing van de opvolgingsaudit éénmalig tot maximaal 6 maanden worden uitgesteld. Let op: is er al uitstel van 6 maanden genoten voor deze opvolgingsaudit, dan wordt er géén extra uitstel meer verleend.
• Indien een opvolgingsaudit 6 maanden is uitgesteld, moet de volgende opvolgingsaudit binnen een jaar na die datum plaatsvinden.
• Moet er nu een hercertificatie plaatsvinden (dwz. de 3 jarige cyclus loopt ten eind), dan moet de hercertificatie tot maximaal 12 maanden na verloopdatum zijn voltooid, maar zodra de belemmerende maatregelen zijn opgeheven moet de audit binnen 3 maanden na die opheffing zijn voltooid (dit alles binnen 12 maanden dus).
• Lukt het uitvoeren van de audit in beide situaties (opvolging- of hercertificatieaudit) niet, dan wordt het certificaat ingetrokken of de scope wordt aangepast (alleen hetgeen in de scope benoemen wat wél volledig geaudit is). Hierna moet dan een initiële audit plaatsvinden indien met de scope wil aanpassen.
• Remote audits zijn toegestaan tijdens ‘opvolgingsaudits’ en bij ‘hercertificatie’, nu ook bij trede verhogingen en scope uitbreidingen. Dit betreft enkel het interviewen van “kantoorfuncties” zoals management, HR, calculatie etc. Remote audits zijn in geen enkel geval toegestaan bij initiële audits.
• Bij remote audits, moeten tijdens de audit de 2 auditoren met elkaar onderling kunnen communiceren. Indien zij door COVID-19-maatregelen niet fysiek bij elkaar in één ruimte kunnen zitten, is als alternatief een videocall toegestaan.

Voor het volledige overzicht aan maatregelen verwijzen we naar het aangepaste beleidsdocument. Deze is beschikbaar in het Nederlands, Duits, Engels en Frans.

Heeft u vragen? Neem dan contact met ons op via info@safetycultureladder.com